Termeni de utilizare

Ultima actualizare: 6 septembrie 2026

1. Definitii

AiStoc este o platforma software de tip ERP oferita ca serviciu (SaaS) de catre Elrots SRL, cu sediul in Romania.

Utilizator = orice persoana fizica sau juridica care creeaza un cont si utilizeaza platforma AiStoc.

Tenant = spatiul dedicat al unei companii in cadrul platformei, cu date izolate de alti utilizatori.

2. Acceptarea termenilor

Prin crearea unui cont si utilizarea platformei AiStoc, confirmati ca ati citit, inteles si acceptat acesti Termeni de Utilizare. Daca nu sunteti de acord cu acesti termeni, va rugam sa nu utilizati platforma.

3. Descrierea serviciului

AiStoc ofera urmatoarele functionalitati principale:

• Gestionarea articolelor, contactelor si documentelor comerciale
• Management stoc cu loturi si termene de valabilitate
• Generarea si exportul de documente (facturi, NIR-uri, avize)
• Import/export date din/in alte sisteme (SmartBill, WooCommerce)
• Rapoarte si statistici de business

4. Planuri si plata

4.1. Plan Trial (gratuit)

Fiecare companie noua primeste automat un plan Trial cu limite reduse. Planul Trial este gratuit si nu necesita plata.

4.2. Planuri platite

Planurile platite (Starter, Growth, Enterprise) se achita prin transfer bancar (Ordin de Plata). Activarea planului se face dupa confirmarea primirii platii de catre echipa noastra, in maxim 24 de ore lucratoare.

4.3. Intervale de facturare

Platile se pot face lunar, semestrial (6 luni) sau anual (12 luni). Intervalele mai lungi beneficiaza de reduceri conform grilei de preturi afisate pe pagina de inregistrare.

4.4. Rambursari

Nu se ofera rambursari pentru perioadele deja platite. In cazul anularii abonamentului, accesul ramane activ pana la sfarsitul perioadei platite.

5. Contul utilizatorului

5.1. Inregistrare

Pentru crearea unui cont este necesara verificarea adresei de email si a CUI-ului companiei prin ANAF (Agentia Nationala de Administrare Fiscala).

5.2. Securitate

Sunteti responsabil pentru pastrarea confidentialitatii credentialelor de acces. Va rugam sa ne notificati imediat in cazul oricarei utilizari neautorizate a contului.

5.3. Date corecte

Va angajati sa furnizati informatii corecte si actualizate la inregistrare si sa le mentineti actualizate pe toata durata utilizarii.

6. Utilizare acceptabila

Va obligati sa nu:

• Utilizati platforma in scopuri ilegale sau frauduloase
• Incercati sa accesati date ale altor utilizatori/tenanti
• Transmiteti virusi, malware sau alt cod daunator
• Supraincarcati intentionat infrastructura platformei
• Redistribuiti, copiati sau revindeti accesul la platforma
• Utilizati platforme pentru stocarea de continut ilegal

6.1. Functiile de inteligenta artificiala

AiStoc foloseste modele de inteligenta artificiala pentru citirea automata a documentelor scanate, pentru sugestii si pentru asistentul din aplicatie. Trebuie sa stiti trei lucruri:

• Rezultatul trebuie verificat de dumneavoastra. Modelele gresesc, iar o factura citita gresit intra gresit in contabilitate. Aplicatia va arata mereu ce a inteles, pentru confirmare, si nu salveaza singura. Raspunderea pentru corectitudinea datelor inregistrate va apartine — nu pentru ca ar impune-o Regulamentul european privind inteligenta artificiala, ci pentru ca dumneavoastra va tineti contabilitatea: Legea 82/1991 si Ordinul 2634/2015 pun raspunderea pentru documentul justificativ in sarcina celui care il intocmeste. Verificarea este, in plus, o obligatie contractuala asumata prin acesti Termeni. Temeiul conteaza: o versiune anterioara a acestor Termeni sugera ca verificarea vine din art. 50 al Regulamentului (UE) 2024/1689 — nu vine, si explicam la 6.2 de ce.
• Continutul documentului pe care il dati spre citire ajunge la furnizorul de model (Anthropic sau OpenAI, in Statele Unite), strict pentru a genera raspunsul. Nu e folosit pentru antrenarea modelelor. Detalii in politica de confidentialitate si in acordul de prelucrare.
• Ce nu trimitem niciodata: state de salarii, in nicio forma. Tabelele de salarizare sunt blocate tehnic fata de aceste functii.
• CNP-urile sunt eliminate automat inainte de trimitere, din text si — prin recunoastere optica — din imagini. Cu o limita care va priveste: eficienta filtrului depinde de lizibilitatea documentului, deci un CNP scris de mana sau fotografiat prost poate sa treaca. Va obligati sa nu incarcati spre citire automata acte de identitate sau documente ilizibile care contin asemenea date.

Sunt oprite pana le porniti. Un administrator al firmei le activeaza din Setari › Date firma › Inteligenta artificiala si le poate opri de acolo oricand. Cat timp nu sunt pornite, niciun document nu pleaca la furnizorii de model. Restul aplicatiei nu depinde de ele.

6.2. Cine raspunde pentru sistemul AI

Regulamentul (UE) 2024/1689 imparte rolurile in lantul valoric al inteligentei artificiale, iar de rol atarna obligatiile. Ne precizam pozitia, pentru ca ea nu se deduce din simplul fapt ca folosim modele construite de altcineva:

• Modelele de uz general — Claude, de la Anthropic, si GPT, de la OpenAI — apartin furnizorilor lor, care raspund pentru ele in aceasta calitate.
• Sistemul AI din AiStoc — citirea documentelor, sugestiile, asistentul — il construim noi si il punem in serviciu sub marca noastra. In sensul art. 3 pct. 3 si al art. 25 din regulament, asta ne face furnizor de sistem AI, nu simplu utilizator al modelelor altcuiva. Nu e o distinctie teoretica: obligatiile de transparenta din art. 50 — in principal, a spune omului ca interactioneaza cu un sistem AI — ne revin noua, nu dumneavoastra. In aplicatie, functiile sunt etichetate ca atare („Asistent AI”, „Asistent documente AI”, „Sugereaza AI”).
• Dumneavoastra ramaneti utilizator (deployer) al sistemului in propria firma: decideti daca il porniti, ce documente ii dati si ce faceti cu rezultatul.

Art. 50 reglementeaza transparenta — informarea utilizatorului si marcarea continutului —, nu supravegherea umana. Supravegherea umana sta la art. 14 si in obligatiile utilizatorului din art. 26, si numai pentru sistemele cu risc ridicat. In evaluarea noastra, functiile descrise la 6.1 nu intra in categoriile de risc ridicat din Anexa III. Obligatia de verificare de la 6.1 ramane, asadar, contractuala si de bun-simt operational; nu o prezentam ca executare a art. 50.

7. Proprietate intelectuala

Platforma AiStoc, inclusiv codul sursa, designul, logo-urile si documentatia, sunt proprietatea exclusiva a Elrots SRL. Utilizatorul primeste o licenta limitata, neexclusiva si netransferabila de utilizare a platformei conform planului ales.

Datele introduse de utilizator in platforma raman proprietatea utilizatorului.

8. Disponibilitate si intreruperi

Ne angajam sa mentinem platforma disponibila, insa nu garantam functionarea neintrerupta. Pot exista perioade de mentenanta planificata sau intreruperi neprevazute pentru care vom notifica utilizatorii cu anticipatie cand este posibil.

9. Limitarea raspunderii

Elrots SRL nu raspunde pentru:

• Pierderi de date cauzate de actiuni ale utilizatorului
• Erori in datele introduse sau confirmate de utilizator, inclusiv rezultatele AI preluate fara verificarea ceruta la 6.1
• Intreruperi cauzate de furnizori terti (gazduire, internet, ANAF, furnizori de model), in masura in care nu ne sunt imputabile alegerea sau supravegherea lor
• Prejudiciul care nu e consecinta necesara a faptei noastre. Am renuntat la formula „daune indirecte” din versiunea anterioara: nu are un inteles propriu in dreptul roman, iar art. 1385 alin. (1) Cod civil cere oricum ca prejudiciul reparabil sa fie cert si direct

In rest, raspunderea noastra este limitata la suma platita de utilizator in ultimele 12 luni pentru serviciul AiStoc.

Limitarea de mai sus nu se aplica, iar raspunderea ramane integrala, in urmatoarele situatii. Le enumeram pentru ca legea le impune oricum, iar o clauza care ar pretinde altceva ar fi lipsita de efect — e mai util sa scrie aici corect decat sa para acoperire ceea ce nu e:

• Fapta savarsita cu intentie sau din culpa grava. Art. 1355 alin. (1) Cod civil interzice expres excluderea sau limitarea raspunderii in aceste cazuri.
• Prejudiciul nepatrimonial (moral). Art. 1355 alin. (2) valideaza clauzele de exonerare doar pentru prejudiciile cauzate bunurilor, printr-o simpla imprudenta sau neglijenta. Or, in materia protectiei datelor prejudiciul e frecvent moral, iar art. 82 alin. (1) GDPR il acopera expres — deci exact scenariul tipic nu poate fi plafonat pe aceasta cale.
• Vatamarea integritatii fizice sau psihice ori a sanatatii, care poate fi inlaturata sau diminuata numai in conditiile legii (art. 1355 alin. (3)).
• Situatiile in care raspunderea e stabilita de lege independent de contract.

10. Suspendare si reziliere

Ne rezervam dreptul de a suspenda sau rezilia contul in cazul:

• Incalcarii acestor Termeni de Utilizare
• Neplata la termen a abonamentului
• Utilizare abuziva sau frauduloasa a platformei
• La cererea expresa a utilizatorului

In cazul rezilierii, utilizatorul poate solicita exportul datelor sale in termen de 30 de zile.

Stergerea contului nu inseamna anonimizare. Datele de contact (email, telefon, CUI, numar auto, documentele de identitate incarcate, parola) se sterg sau se inlocuiesc, dar randul utilizatorului ramane in baza de date, cu numele lui, pentru ca documentele intocmite trimit la el. Ordinul 2634/2015 cere numele celui care a intocmit documentul justificativ ca element obligatoriu, iar art. 17 alin. (3) lit. b) GDPR acopera pastrarea. Rezultatul e, tehnic si juridic, o pseudonimizare in sensul art. 4 pct. 5 GDPR: datele raman date cu caracter personal, cu drepturile si termenele care decurg din asta. Am scris-o explicit pentru ca „anonimizare” ar fi o informare inexacta. Detaliile, in politica de confidentialitate.

11. Modificari ale termenilor

Ne rezervam dreptul de a modifica acesti termeni. Utilizatorii vor fi notificati prin email cu cel putin 15 zile inainte de intrarea in vigoare a modificarilor. Continuarea utilizarii platformei dupa aceasta perioada constituie acceptarea noilor termeni.

12. Legislatie aplicabila

Acesti termeni sunt guvernati de legislatia din Romania. Orice disputa va fi solutionata de instantele competente din Romania.

13. Istoric revizuiri