Politica de confidentialitate

Ultima actualizare: 6 septembrie 2026

Elrots SRL (denumita in continuare "noi") respecta confidentialitatea datelor dumneavoastra. Aceasta politica explica ce date colectam, cum le folosim si cum le protejam, in conformitate cu Regulamentul General privind Protectia Datelor (GDPR - Regulamentul UE 2016/679).

1. Cine raspunde pentru date, si pentru care date

Elrots SRL
Email: [email protected]
Website: aistoc.ro

Rolul nostru nu e acelasi pentru toate datele din aplicatie. Distinctia nu e formala: ea decide cui va adresati cererile.

• Suntem operator pentru datele care va privesc ca utilizator al aplicatiei: contul (nume, email, telefon, rol, parola), jurnalul de audit al actiunilor pe documente si inscrierile pe lista de asteptare. Aici noi decidem de ce si cum prelucram, deci tot noua ne cereti accesul, rectificarea sau stergerea.
• Suntem persoana imputernicita pentru datele de business pe care firma le tine in AiStoc: clientii ei, furnizorii ei, angajatii ei, facturile si celelalte documente. Acolo operatorul este firma — ea decide ce introduce si cat pastreaza, noi doar gazduim si prelucram la instructiunea ei. Daca sunteti client sau angajat al unei firme care foloseste AiStoc si vreti sa va exercitati drepturile asupra datelor din evidentele ei, cererea se adreseaza firmei, nu noua; noi o sprijinim tehnic. Relatia e reglementata in Acordul de prelucrare a datelor.
  
  Printre aceste date de business intra si categorii speciale, la firmele care folosesc modulul de salarizare: zilele si sumele de concediu medical ale angajatilor sunt date privind sanatatea (art. 9). Statul de plata nu contine diagnosticul, dar arata ca persoana a fost in incapacitate de munca — ceea ce e tot o data privind sanatatea. Le prelucram exclusiv la instructiunea firmei-angajator, care se sprijina pe art. 9(2)(b) — obligatii de dreptul muncii si al securitatii sociale. Accesul e limitat prin rol separat, iar tabelele de salarizare sunt blocate fata de functiile de inteligenta artificiala.

Unde nu se spune altfel, restul acestei politici priveste rolul nostru de operator.

2. Datele pe care le colectam

2.1. Date furnizate direct de utilizator

2.2. Date colectate automat

• Date de acces: adresa IP, tipul browser-ului, data si ora accesarii
• Stocare locala in browser: jetonul de autentificare si preferintele de afisare. Nu folosim cookie-uri — detalii in sectiunea 8.
• Loguri de eroare: informatii tehnice pentru depanare (fara date personale)

3. Temeiul legal al prelucrarii

Ultimul rand merita explicat, fiindca pare o inconsecventa. Emailul de pe lista de asteptare il dati cu acordul dumneavoastra si il puteti retrage oricand. Adresa IP, in schimb, nu se sprijina pe acord: o retinem ca sa limitam inscrierile la cinci pe ora de pe acelasi IP, iar o masura anti-abuz la care abuzatorul poate spune "nu" nu e o masura. Temeiul corect este interesul legitim, recunoscut de considerentele 47 si 49 din GDPR. Analiza scrisa (scop, necesitate, echilibru) exista si o trimitem la cerere. Va puteti opune oricand, in temeiul art. 21; in practica, opozitia inseamna stergerea inscrierii, fiindca IP-ul nu poate fi separat de ea.

4. Cum folosim datele

Datele dumneavoastra sunt folosite exclusiv pentru:

• Furnizarea si imbunatatirea serviciului AiStoc
• Autentificarea si securizarea contului
• Procesarea platilor si gestionarea abonamentelor
• Comunicari legate de serviciu (notificari tehnice, actualizari)
• Respectarea obligatiilor legale

5. Stocarea si securitatea datelor

5.1. Locatia stocarii

Aplicatia si baza de date ruleaza pe echipament propriu, in Bucuresti. Datele nu pleaca de acolo decat catre furnizorii din sectiunea 6, fiecare pentru scopul lui. Copiile de siguranta se fac automat, criptate, pe alt echipament din aceeasi retea.

5.2. Masuri de securitate

• Parole criptate cu algoritm bcrypt (hash ireversibil)
• Conexiuni criptate HTTPS/TLS pentru toate transferurile de date
• Izolare la nivel de tenant (fiecare companie vede doar datele proprii)
• Acces la baza de date restrictionat prin firewall si credentiale
• Token-uri JWT cu expirare automata pentru autentificare
• Loguri de acces pentru monitorizare si audit

5.3. Durata stocarii

Nu exista un termen unic: fiecare tip de document are termenul lui, dat de lege. Coloana a treia spune ceva ce lipseste de obicei din astfel de tabele, dar care conteaza mai mult decat termenul in sine: daca stergerea se face de la sine sau la cerere. Un termen pe care nimeni si nimic nu-l aplica e o promisiune, nu o garantie, iar o promisiune nerespectata e o incalcare a art. 5(1)(e).

6. Partajarea datelor

Nu vindem si nu inchiriem date nimanui. Le partajam doar cu cei de care avem nevoie ca sa functioneze serviciul, si doar cat le trebuie ca sa-si faca treaba. Nu toti au insa acelasi statut juridic, iar asta schimba cui ii raspund pentru date:

a) Sub-imputerniciti — lucreaza la instructiunea noastra, in baza unui contract de prelucrare, si nu pot folosi datele in scop propriu.

Folositi mereu, pentru ca aplicatia sa mearga:

• Cloudflare (SUA/UE) — trece tot traficul prin reteaua lor, deci proceseaza adresa IP si datele tehnice ale cererii.
• jsDelivr — livreaza editorul de text din aplicatie; primeste adresa IP la incarcarea paginii.

Folositi numai daca activati functia respectiva:

• Anthropic si OpenAI (SUA) — functiile de inteligenta artificiala: citirea automata a facturilor scanate, asistentul, sugestiile. Textul sau imaginea documentului pe care il procesati ajunge la ei pentru raspuns. Nu le folosesc pentru antrenarea modelelor.
  Functiile sunt oprite implicit: le porneste un administrator al firmei, din Setari › Date firma. Pana atunci nu pleaca nimic. Despre ce se scoate si ce nu din ce se trimite, vedeti caseta de mai jos.
• Atlassian / Trello (SUA/UE) — sincronizarea taskurilor.
• Odoo (Belgia, Franta) — sincronizarea contactelor si articolelor, la firmele care o folosesc.

b) Operatori independenti — primesc datele de la noi, dar decid ei insisi cum le prelucreaza, in temeiul propriei licente sau al propriilor conditii. Pentru partea lor va raspund direct ei, dupa politica lor de confidentialitate, si de la ei va exercitati drepturile asupra acelei prelucrari.

• Enable Banking (Finlanda) — citirea extraselor bancare, daca va conectati banca. Vede tranzactiile conturilor pe care le autorizati. Acceseaza contul sub propria licenta de prestator de servicii de informare (AISP, autorizat de autoritatea financiara finlandeza), nu sub a noastra — noi nu avem una. Consimtamantul explicit cerut de PSD2 il dati direct lor si bancii, in fluxul lor.
• Google (SUA) — autentificarea si agenda de contacte, daca le conectati. Autentificarea se petrece la ei, pe contul dumneavoastra Google, dupa regulile lor.
• Serverul dumneavoastra de email — noi ne conectam la casuta pe care ne-o indicati; furnizorul acelei casute ramane al dumneavoastra si raspunde fata de dumneavoastra.

c) Autoritati publice — nu sunt nici imputernicitii, nici partenerii nostri. Primesc datele fiindca legea o cere, si le prelucreaza in exercitarea atributiilor lor.

• ANAF — verificarea CUI-ului (date publice din registrul lor) si, la activare, trimiterea si primirea facturilor electronice prin SPV.
• Alte autoritati competente — cand ne obliga legea.

Pentru furnizorii din afara Uniunii Europene am verificat, la 6 septembrie 2026, fiecare nume in parte pe lista oficiala a programului EU–U.S. Data Privacy Framework:

• Cloudflare, Google si Atlassian sunt certificate, deci transferul se face pe baza deciziei de adecvare a Comisiei Europene.
• Anthropic si OpenAI nu sunt certificate. Catre ei transferul se face pe baza clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene, insotite de o evaluare a transferului si de masuri tehnice: se trimite un singur document odata, CNP-urile sunt scoase automat din text, iar modulul de salarii nu trimite nimic. Imaginile scanate pleaca insa asa cum le incarcati — vezi limita explicata in sectiunea 6.
• Enable Banking (Finlanda) si Odoo (Belgia, Franta) sunt in Uniunea Europeana — nu exista transfer.

Lista completa, cu ce prelucreaza fiecare si pe ce temei, e in registrul nostru de prelucrari; o trimitem la cerere, pe [email protected]. Pentru firmele-cliente, relatia e detaliata in Acordul de prelucrare a datelor.

7. Drepturile dumneavoastra (conform GDPR)

Aveti urmatoarele drepturi privind datele personale:

• Dreptul de acces - puteti solicita o copie a datelor dumneavoastra
• Dreptul la rectificare - puteti cere corectarea datelor incorecte
• Dreptul la stergere ("dreptul de a fi uitat") - puteti cere stergerea datelor
• Dreptul la portabilitate - puteti solicita exportul datelor intr-un format standardizat
• Dreptul la restrictionare - puteti cere limitarea prelucrarii
• Dreptul de opozitie - puteti refuza anumite prelucrari

Doua dintre ele le exercitati singur, imediat, din aplicatie — Setari → Profilul meu → Datele mele:

• Descarca datele mele — un fisier ZIP cu contul, activitatea si ce tine firma despre dumneavoastra. Acopera si accesul, si portabilitatea. Documentele firmei nu sunt incluse: ele apartin firmei, care e operatorul lor.
• Sterge contul — accesul se taie imediat, iar dupa 30 de zile, timp in care va puteti razgandi, contul se curata definitiv. Ce anume dispare si ce ramane, la punctul 7.1 — nu tot dispare, si e mai onest sa cititi acolo inainte de a apasa.

Pentru celelalte drepturi, sau daca nu mai aveti acces la cont, scrieti la [email protected]. Raspundem in cel mult o luna (art. 12(3)).

7.1. Ce se sterge la inchiderea contului, ce ramane, si ce inseamna asta juridic

Dreptul la stergere nu e absolut. Art. 17(3)(b) din GDPR prevede ca el nu se aplica acolo unde prelucrarea e necesara pentru indeplinirea unei obligatii legale. La noi, asta inseamna doua lucruri concrete:

• Documentele contabile raman neatinse, cu tot ce contin, pana la expirarea termenului legal de pastrare (sectiunea 5.3). O factura emisa nu poate fi stearsa sau modificata pentru ca cineva si-a inchis contul.
• Numele celui care a intocmit un document ramane. Ordinul 2634/2015, art. 17(3)(b), il prevede ca element obligatoriu al documentului justificativ, alaturi de semnatura. Scoaterea lui nu ar fi o masura de protectie a datelor, ci alterarea unui act contabil.

Ce se sterge efectiv: preferintele, sesiunile si jetoanele de reinnoire, abonamentele la notificari, conversatiile cu asistentul si memoria lui, preferintele de plata, imaginile personale — inclusiv semnatura scanata — atat randul din baza de date cat si fisierul de pe disc. Ce se inlocuieste cu o valoare fara sens: adresa de email si numele de utilizator (devin o adresa interna de forma [email protected]), atat in cont cat si in jurnalul de audit. Ce se goleste: telefonul, CUI-ul, numarul auto, genul, parola, starea si legatura catre documentul de identitate.

Ce ramane: numele dumneavoastra, in tabela de utilizatori. Randul nu poate fi sters, fiindca documentele si jurnalul trimit la el printr-un identificator intern; stergerea lui ar lasa referinte moarte prin toata baza si ar rupe tocmai documentele pe care legea ne cere sa le pastram intacte. Iar numele nu poate fi inlocuit, din motivul de mai sus. Concret: cand cineva deschide istoricul unui document, aplicatia leaga inregistrarea din jurnal de randul dumneavoastra si afiseaza numele intreg, nu adresa anonimizata.

Efectul practic al stergerii este, asadar, mai modest decat cuvantul "stergere" sugereaza, si preferam sa-l spunem asa: contul nu mai poate fi folosit, nu mai puteti fi contactat prin datele din el, si tot ce descria persoana dincolo de stricta necesitate a disparut — dar urma faptelor dumneavoastra pe documentele firmei ramane, semnata cu numele dumneavoastra, fiindca asa cere legea contabilitatii.

8. Cookie-uri si stocare locala

Nu folosim cookie-uri — nici ale noastre, nici ale altcuiva. Am verificat la 6 septembrie 2026, pe toate tipurile de cereri, inclusiv catre API: serverul nu trimite niciun antet Set-Cookie, iar reteaua prin care trece traficul (Cloudflare) nu adauga nici ea vreunul.

Folosim in schimb stocarea locala din browser (localStorage). Din punct de vedere juridic asta nu e o portita: art. 5(3) din Directiva ePrivacy, transpus prin Legea 506/2004, vorbeste despre stocarea de informatii in echipamentul terminal, indiferent de tehnologie. Regula e aceeasi ca la cookie-uri.

Stocam exclusiv ceea ce e strict necesar pentru serviciul pe care ni-l cereti, iar pentru asta legea nu cere consimtamant — de aceea nu veti vedea o fereastra care va intreaba daca acceptati. Nu avem nimic de urmarire, de masurare a audientei sau de publicitate, deci nu exista nimic la care sa puteti spune "nu".

Concret, ce se pastreaza in browserul dumneavoastra:

Nimic din ce e mai sus nu pleaca la altcineva si nu va urmareste in afara aplicatiei. Le puteti sterge oricand, din setarile browserului („sterge datele site-ului”); efectul e ca va deconecteaza si uita preferintele.

9. Transferuri internationale

Aplicatia si baza de date stau in Romania, iar datele nu pleaca de acolo decat catre destinatarii din sectiunea 6. O parte dintre ei sunt insa in Statele Unite, deci transferuri in afara Spatiului Economic European exista: Cloudflare permanent, iar Anthropic, OpenAI, Atlassian si Google numai daca functia respectiva e activata.

Temeiul fiecarui transfer, si verificarea facuta furnizor cu furnizor pe lista oficiala a programului EU–U.S. Data Privacy Framework, sunt in sectiunea 6 — nu le repetam aici, ca sa nu ajunga cele doua sectiuni sa spuna lucruri diferite. Pe scurt: pentru cei certificati transferul se face in temeiul deciziei de adecvare a Comisiei Europene (art. 45), iar pentru cei necertificati pe baza clauzelor contractuale standard (art. 46(2)(c)), insotite de o evaluare a transferului.

10. Modificari ale politicii

Ne rezervam dreptul de a actualiza aceasta politica. Modificarile semnificative vor fi comunicate prin email cu cel putin 15 zile inainte de intrarea in vigoare.

11. Contact

12. Istoricul reviziilor