SmartBill vs AiStoc: ce aduce un ERP cu stoc real

Publicat pe 6 septembrie 2026 · timp de citire: 7 minute

Diferența nu e „unul are stoc, altul nu". E mai subtilă și merită explicată cinstit, pentru că de ea depinde dacă schimbarea are rost sau e doar cheltuială. Pe scurt: a ști câtă marfă ai și a ști cât te-a costat marfa pe care o ai sunt două probleme diferite, iar a doua e mult mai grea decât pare.

1. Când SmartBill e alegerea corectă

Merită spus limpede, pentru că majoritatea articolelor de tipul ăsta sar peste partea asta: SmartBill e un produs bun, folosit de zeci de mii de firme din România, și pentru multe dintre ele e exact ce trebuie. Concret, rămâi acolo dacă:

• Facturezi servicii. Consultanță, IT, transport, chirii, abonamente. Nu există marfă, deci nu există cost de marfă vândută. Un ERP nu-ți aduce nimic.
• Vinzi marfă pe care n-o ții. Comenzi la furnizor, furnizorul livrează la client. Stocul tău e permanent zero.
• Ai marfă puțină, pe care o știi pe de rost. Douăzeci de articole, un depozit, tu le numeri. Un sistem de gestiune îți ia mai mult timp decât îți dă.
• Ești la început. Primele luni ale unei firme nu se rezolvă cu software.

Regula pe care o folosesc eu: nu schimbi un instrument care merge, ca să rezolvi o problemă pe care n-o ai încă.

2. Nu e vorba că „SmartBill n-are stoc"

Are. Rapoartele lui de stoc listează gestiuni, cantități, cost unitar și sold. Am scris cod care le citește pe toate, deci nu vorbesc din auzite.

Ce am observat însă importând sute de astfel de rapoarte: pe o gestiune ținută la preț de vânzare, coloana „Cost unitar" din export conține prețul de vânzare, nu costul de achiziție. Nu e o greșeală — e metoda global-valorică, perfect legală și normală pentru un magazin, unde marfa se ține evidențiată la prețul cu care iese. Doar că asta înseamnă ceva concret: din fișierul acela nu poți afla cât te-a costat marfa din raft. Poți afla cât vrei să o vinzi.

Și aici e granița reală dintre un program de facturare și un ERP. Primul deduce stocul din documentele pe care le-ai emis. Al doilea ține stocul ca obiect de sine stătător, cu istorie, și tratează factura drept una dintre cauzele care îl mișcă.

3. Ce înseamnă, concret, „mișcări de stoc"

Sună tehnic, dar ideea e simplă. În loc să ai un număr — „am 40 de bucăți" — ai un jurnal de intrări și ieșiri, fiecare cu dată, cantitate, preț, gestiune și documentul care a provocat-o. Numărul 40 nu se stochează nicăieri. El se calculează, de fiecare dată, din jurnal.

Pare o complicație inutilă până în ziua în care cineva întreabă „de ce aveam 40 pe 3 martie și 12 pe 4 martie". Cu un număr, ridici din umeri. Cu un jurnal, arăți cele 28 de bucăți care au plecat, pe ce factură și din ce gestiune.

Al doilea lucru pe care îl aduc mișcările sunt gestiunile ca entități reale, nu ca etichetă pe factură: depozitul central, magazinul, mașina unui tehnician de service, marfa rezervată pentru o comandă confirmată. Transferul dintre ele e el însuși un document.

4. Straturile de cost și de ce contează

Ăsta e locul unde aritmetica devine surprinzătoare, așa că iau un exemplu cu cifre mici.

Cumperi 100 de bucăți cu 1 leu bucata. Peste două luni mai cumperi 1 bucată cu 100 de lei — s-a scumpit, era urgent, ai luat de unde ai găsit. Ai 101 bucăți în depozit, care te-au costat 200 de lei.

De 25 de ori diferență, dintr-o singură intrare atipică. Nu e un caz de laborator: orice firmă care cumpără același articol de la doi furnizori, sau în două momente diferite, are situația asta de zeci de ori în nomenclator. Un sistem care nu ține straturile — fiecare intrare separat, cu cantitatea și costul ei — nu are cum să dea răspunsul din al doilea rând.

Straturile mai rezolvă o întrebare, cea care contează de fapt pentru afacere: la ce cost a plecat marfa. Când vinzi 100 de bucăți din exemplul de mai sus, metoda FIFO le ia din stratul cel mai vechi: 100 × 1 leu. Marja se calculează față de costul ăla, nu față de o medie. Fără mecanismul ăsta, marfa vândută rămâne pe bilanț la infinit și marja brută iese, comic, 100%.

5. Închiderea de lună

Asta e partea de care nu-ți pasă până în ziua în care contează foarte tare.

Într-un sistem care doar calculează stocul din documente, o factură emisă în martie poate fi corectată în august. Nimic nu se opune. Consecința: balanța lui martie arată altfel în august decât arăta în aprilie, după ce declarațiile pe martie fuseseră deja depuse. Un registru care se rescrie retroactiv, în tăcere, nu mai e registru.

Închiderea de lună înseamnă două lucruri. Întâi, se face o fotografie: la 31 martie, articolul X avea cantitatea asta, la valoarea asta. Fotografia devine soldul de pornire pentru aprilie și nu se mai recalculează. Apoi, luna se sigilează: orice încercare ulterioară de a scrie un document cu dată din martie e respinsă, nu avertizată.

Într-un sistem serios, sigilarea nu e un buton pe care apeși cu ochii închiși. E precedată de verificări: mai sunt documente nefinalizate? au plecat toate facturile la SPV? are fiecare ieșire de marfă un cost atașat? sunt conturi cu sold pe partea imposibilă? iese balanța? Fiecare verificare care pică poate fi sărită — dar cu motivul scris, care rămâne în jurnal și apare pe documentul de închidere. Nu există sărire tăcută.

6. Documentul de intrare: NIR-ul

Dacă stocul se mișcă pe documente, atunci intrarea de marfă are nevoie de al ei. Ăsta e NIR-ul — nota de intrare-recepție. În multe firme se face în Excel, sau deloc.

Rostul lui nu e birocratic. NIR-ul e locul unde costul real al mărfii se definitivează. Factura furnizorului spune 1.000 de euro pentru marfă. Dar mai ai transportul, taxele vamale, comisionul curierului. Costul pe care trebuie să-l pui în stoc nu e cel de pe factură, ci cel de pe factură plus partea din cheltuielile accesorii care revine fiecărei linii. Într-un ERP, cheltuielile astea se distribuie automat pe linii, iar NIR-ul iese cu costul final. Când marfa vine în două gestiuni diferite, ies două NIR-uri.

Aceleași mișcări de intrare sunt și baza raportărilor de mediu, dacă pui pe piață echipamente electrice, baterii sau ambalaje: cantitățile de declarat nu se numără de mână, ies din evidența de stoc. Am scris separat despre raportările EEE, baterii și ambalaje, cu ce se declară și de unde iau firmele cifrele.

7. Ce se mută efectiv, dacă treci

Aici e locul unde majoritatea firmelor se blochează, și pe bună dreptate: au trei ani de date într-un sistem și nu vor să înceapă de la zero. Deci, concret, ce se poate lua din SmartBill în AiStoc:

• Clienții și furnizorii, din exportul Excel al SmartBill. Se vede o previzualizare înainte de import, iar prefixul RO din CIF e citit ca să se stabilească automat cine e plătitor de TVA și cine nu.
• Stocul, din raportul „Stoc la zi" — CSV sau Excel. Fișierul se încarcă, se vede întâi ce se va întâmpla (câte articole s-au potrivit, câte lipsesc, ce gestiuni din fișier nu există încă, ce diferențe de cantitate și de valoare apar față de ce e deja în sistem), și abia apoi se confirmă. Dacă rezultatul nu-ți place, importul se poate da înapoi.
• Cantitățile se agregă corect pe straturi, cu media ponderată din secțiunea 4, nu cu media aritmetică. De-aia iese aceeași valoare totală în ambele sisteme.

Ce nu se mută automat: istoricul facturilor emise. Acelea rămân unde au fost emise, ca arhivă. Nu e o pierdere — e chiar ce vrea contabilul, un an fiscal închis într-un singur loc.

8. Nu trebuie să alegi mâine

Varianta pe care o recomand firmelor care ezită: nu muta facturarea din prima lună. Mută stocul, lucrează o lună cu intrările și ieșirile reale, vezi dacă cifrele se leagă. Facturile pot continua să iasă cu seria și numerotarea din SmartBill.

AiStoc poate genera factura direct în SmartBill Cloud, prin interfața lor de programare: numerotarea rămâne a SmartBill, iar SmartBill o trimite mai departe la ANAF, ca până acum. Nu se schimbă nimic pentru contabil și nu există riscul ca aceeași factură să ajungă de două ori în SPV. Când ești gata, treci și facturarea. Sau nu treci, dacă merge așa.

Dacă tot ce te interesează e partea de e-Factura — cum se conectează firma la SPV, ce înseamnă că o factură e „acceptată" și ce faci când e respinsă — am scris despre asta în ghidul de trimitere a facturii prin SPV.

9. Întrebarea-test

Iar dacă te interesează, întreabă-te și partea a doua, care e testul adevărat: poți afla răspunsul acum, în cinci minute, fără să numeri nimic pe raft și fără să deschizi un Excel ținut de mână?

Cine răspunde „da" n-are nevoie de nimic nou. Cine răspunde „aș putea, dar îmi ia o zi și tot n-aș avea încredere în cifră" are deja problema — o plătește doar în alt fel, în timp și în decizii luate pe estimări. Un ERP nu aduce ordine de la sine. E ordinea pe care oricum trebuie s-o faci, doar că ținută de altcineva.