Publicat pe 6 septembrie 2026 · timp de citire: 8 minute
Dacă e respinsă, nu s-a stricat nimic. Repari cauza și trimiți din nou, cu același număr de factură. O factură respinsă nu contează ca trimisă, deci termenul legal curge mai departe — de asta contează să vezi respingerea în ziua în care apare, nu peste două săptămâni. Patru cauze acoperă majoritatea respingerilor: CUI-ul clientului, județul sau localitatea lipsă din adresă, o cotă de TVA care nu se potrivește cu totalul liniei și o unitate de măsură nerecunoscută. Le luăm pe rând mai jos.
SPV înseamnă Spațiul Privat Virtual — cutia poștală oficială dintre firma ta și ANAF. Sistemul RO e-Factura circulă prin ea, iar din 1 iulie 2024 facturile între firme din România se transmit obligatoriu așa.
Consecința practică e mai importantă decât definiția: exemplarul care contează legal e cel din SPV, nu PDF-ul trimis pe email. PDF-ul rămâne o curtoazie pentru client. Dacă factura n-a intrat în SPV, în ochii ANAF n-a fost transmisă, oricât de frumos ar arăta documentul din contabilitatea ta.
Al doilea efect: SPV-ul e cu două sensuri. Facturile pe care ți le emit furnizorii ajung tot acolo și trebuie luate de acolo, iar lista de mesaje nu ține la infinit — fereastra e limitată, în jur de două luni în practică.
Îți trebuie două lucruri distincte, iar confuzia dintre ele produce jumătate din blocaje:
Încă un detaliu: autorizarea unui program să lucreze cu SPV-ul în numele tău se reînnoiește singură cât timp o folosești, dar după câteva luni de pauză poate cere o reconectare cu certificatul.
Indiferent de program, drumul e mereu același. Merită știut, fiindcă atunci când ceva se blochează, știi unde s-a blocat.
| Pasul | Ce se întâmplă |
|---|---|
| 1. XML | Factura devine un fișier XML în standardul UBL 2.1, cu regulile românești CIUS-RO peste el. Aici se decid detaliile pe care ANAF le verifică. |
| 2. Autentificare | Nu semnezi tu XML-ul. Cu certificatul te autentifici: programul primește un drept de acces în numele firmei, valabil o perioadă. |
| 3. Încărcare | XML-ul se încarcă în SPV. Răspunsul conține indexul de încărcare, pe care merită să-l păstrezi. |
| 4. Verificarea stării | Cu indexul întrebi ANAF ce s-a întâmplat: în prelucrare, ok sau
nok. |
| 5. Descărcarea răspunsului | La ok primești o arhivă cu XML-ul semnat de ANAF — exemplarul original al
facturii. La nok, aceeași arhivă conține motivele respingerii. |
De obicei durează minute, uneori mai mult în ultimele zile ale lunii. Cât timp starea e „în prelucrare”, nu retrimite factura. Dacă ai un index, factura e la ANAF; o a doua încărcare produce un al doilea document, nu o grăbește pe prima.
Mesajele ANAF sunt scurte și seci, dar aproape toate se traduc în cinci situații.
Cea mai frecventă. Apare când clientul e nou și codul a fost tastat de mână, când s-a strecurat
un spațiu, sau când clientul și-a schimbat statutul de plătitor de TVA și prefixul RO
nu mai e corect. Se mai întâmplă și la firme radiate.
Ce faci: verifici codul în registrul public al ANAF și îl corectezi în fișa
clientului — nu doar pe factura respectivă, altfel se repetă la următoarea. Prefixul
RO se pune doar dacă firma chiar e înregistrată în scopuri de TVA.
Pentru clienții din România, județul și localitatea sunt obligatorii ca rubrici separate, nu topite în strada scrisă pe un rând. Multe baze de clienți vechi au totul înghesuit într-un câmp „adresă”, iar la generarea XML-ului rubrica de județ rămâne goală. ANAF respinge.
Ce faci: completezi județul și localitatea ca date de sine stătătoare în fișa clientului. Pentru București, convenția uzuală e județul „București” și localitatea „Sector N”. Merită să treci o dată prin lista de clienți activi și să le repari pe toate.
ANAF nu se uită doar la cota scrisă pe linie, ci verifică dacă aritmetica închide: baza pe fiecare cotă, TVA-ul aferent, totalul fără TVA, totalul cu TVA. Dacă rămâne un ban în plus, factura pică.
Cauza cea mai des întâlnită nu e cota greșită, ci discountul. Când reducerea e scăzută „din cap”, prețul unitar înmulțit cu cantitatea nu mai dă valoarea liniei, și validarea se rupe exact acolo: discountul trebuie să apară în XML ca element separat pe linie, nu topit în preț. A doua cauză: rotunjirile, când prețurile se țin cu mai multe zecimale decât se afișează.
Ce faci: verifici pe fiecare linie dacă preț × cantitate − discount dă exact valoarea liniei. Dacă programul nu tratează discountul ca element separat, varianta rapidă e să treci direct prețul redus, fără rubrică de discount.
O surpriză pentru mulți: în XML, unitățile de măsură nu se scriu cu cuvinte, ci cu coduri
internaționale — bucata e H87, kilogramul KGM, litrul LTR,
ora HUR, metrul MTR, luna MON. Dacă în nomenclatorul tău
scrie „pachet”, „serviciu” sau „set de 5”, nu există cod pentru așa ceva.
Ce faci: aduci unitățile la un set mic și standard — bucată, kilogram, litru, metru, oră, lună — și muți restul în denumirea articolului. „Abonament mentenanță” ca denumire, cu unitatea „lună”, trece fără probleme. „Abonament” ca unitate de măsură, nu.
Ori cineva a apăsat de două ori, pentru că prima încărcare părea că nu răspunde, ori firma folosește două programe și amândouă depun aceeași factură. Al doilea caz e mai frecvent decât pare, mai ales cât timp treci de la un program la altul și rulează amândouă în paralel (am comparat două astfel de programe aici).
Ce faci: nu încerci să „anulezi” din SPV — nu se poate șterge nimic de acolo. Dacă documentul greșit a fost acceptat, corectarea se face cu o factură de corecție trimisă tot prin SPV; cum se stornează depinde de ce s-a dublat și în ce lună, deci întrebi contabilul.
Dacă încărcarea a picat cu o eroare de rețea sau de server, factura probabil nici n-a intrat. Distincția e simplă: ai primit un index de încărcare sau nu? Dacă da, factura e la ANAF — verifici starea, nu retrimiți. Dacă nu, încarci din nou liniștit.
Termenul e scurt — se numără în zile de la emiterea facturii, nu în săptămâni — și s-a modificat de câteva ori de la introducerea sistemului. Cifra exactă valabilă azi confirm-o cu contabilul tău, nu o lua dintr-un articol, oricare ar fi el. Ce se poate spune fără riscul de a greși e ce faci practic:
Sancțiunile există și sunt diferențiate după mărimea contribuabilului, iar în unele situații apar consecințe și pe partea de deducere pentru cumpărător. Nu punem cifre aici, fiindcă s-au schimbat de mai multe ori.
Aproape toate poveștile urâte cu e-Factura încep la fel: nimeni nu s-a uitat.
Dacă vinzi echipamente electrice, produse ambalate sau baterii, tot aici intră și evidența pentru raportările de mediu — lunare și cu propriile termene, descrise separat.
Nimic din ce e mai sus n-ar trebui făcut de mână. Patru lucruri merită cerute explicit:
În AiStoc pașii ăștia sunt legați între ei: factura e verificată după regulile CIUS-RO înainte de încărcare — client, CUI, localitate, județ, cotă de TVA pe fiecare linie — și, la cerere, trecută prin validatorul public al ANAF. După încărcare indexul rămâne pe factură, o verificare automată trece periodic prin cele rămase „în prelucrare” și le mută în „validat” sau „respins”, iar motivul respingerii e citit din răspunsul ANAF și afișat pe factură.
Articolul descrie fluxul practic și nu ține loc de consultanță fiscală. Termenele, sancțiunile și stornarea unei facturi deja acceptate se confirmă cu contabilul firmei tale.