SAF-T (D406): ce cere, de fapt, și cum te pregătești

Publicat pe 7 septembrie 2026 · timp de citire: 8 minute

Ce urmează nu e un ghid de completare — nu există așa ceva, pentru că nu se completează nimic. E o listă cu ce trebuie să fie curat în evidența ta ca fișierul să iasă corect din prima, și cu locurile în care firmele se împiedică cel mai des.

1. Ce este SAF-T și de ce arată altfel decât o declarație

SAF-T înseamnă Standard Audit File for Tax — un format standardizat internațional prin care administrațiile fiscale primesc evidența contabilă a unei firme într-o structură pe care o pot citi automat. În România, transmiterea se face prin declarația informativă D406.

Diferența față de tot ce ai depus până acum e fundamentală. La D300 sau D394 raportezi rezultate: totaluri, baze, cote, sume pe categorii. La D406 predai materia primă: fiecare cont din planul tău de conturi, fiecare notă contabilă cu liniile ei, fiecare partener cu datele lui de identificare, fiecare articol din catalog, fiecare factură cu liniile ei.

Consecința e simplă și incomodă: până acum, o evidență dezordonată putea produce totuși declarații corecte, pentru că cineva verifica și corecta la nivel de total. La SAF-T, dezordinea se vede direct. Nu există pas intermediar în care un om să „aranjeze”.

2. Pe cine prinde și când

Obligația a fost introdusă etapizat, pe categorii de contribuabili: întâi contribuabilii mari, apoi cei mijlocii, apoi restul. Fiecare val a avut propriul termen de start și o perioadă de grație la primele depuneri, în care corecțiile nu se sancționează.

Periodicitatea urmează, ca regulă, perioada ta fiscală la TVA: lunar dacă declari lunar, trimestrial dacă declari trimestrial. Termenul de depunere e legat de sfârșitul lunii următoare perioadei raportate.

3. Ce conține fișierul, pe secțiuni

Structura e împărțită în blocuri. Nu toate se trimit la fiecare depunere — unele au ritm propriu:

Faptul că stocurile se cer „la cerere” induce în eroare. Nu înseamnă că poți să le lași baltă — înseamnă că, atunci când vor fi cerute, va trebui să le produci pentru o perioadă din trecut, exact așa cum era ea atunci. Adică istoricul trebuie să fie deja corect, nu construit în ziua în care vine solicitarea.

4. Unde pică firmele: nomenclatoarele

Aici e partea utilă a articolului. Din experiența cu firme care au trecut prin primele depuneri, problemele nu vin din contabilitate, ci din date de identificare pe care nimeni nu le-a considerat importante:

Parteneri fără cod fiscal valid

Un client trecut ca „Ionescu” fără CUI, un furnizor cu CUI scris greșit, un partener intracomunitar fără prefix de țară. Toate treceau la D394 pentru că erau sub prag sau ieșeau din raportare. La SAF-T, fiecare partener din nomenclator trebuie identificat corect.

Articole fără unitate de măsură standardizată

„buc”, „buc.”, „bucata”, „BUC” — patru unități diferite pentru același lucru. Fișierul cere codificare standard, nu ce ai scris tu în timp. Dacă ai câteva mii de articole, curățenia asta durează.

Un plan de conturi care nu e chiar planul de conturi

Conturi analitice inventate pe parcurs, fără să fie declarate ca atare, sau conturi folosite cu alt sens decât cel din reglementare. Merg în balanță, dar nu trec o validare structurată.

Documente fără legătură cu nota contabilă

O notă care nu spune din ce document provine. La SAF-T, legătura document ↔ înregistrare contabilă e parte din structură, nu opțională.

5. Partea de stoc — cea mai neplăcută

Firmele care țin marfă au un handicap suplimentar. Secțiunea de stocuri cere mișcările cu cantitate și valoare, pe gestiune, pe articol. Asta înseamnă că fiecare intrare și fiecare ieșire trebuie să aibă un cost coerent — și că suma mișcărilor trebuie să dea soldul din contabilitate.

Dacă ai citit articolul despre închiderea de lună, știi deja unde duce asta: o firmă care n-a închis niciodată o lună ca lumea are, aproape sigur, articole cu cost greșit. În evidența internă, greșeala se compensează pe total și nu se vede. Într-un fișier care conține fiecare mișcare separat, nu mai are unde să se ascundă.

Deci pregătirea pentru SAF-T, la o firmă cu stoc, începe cu reconcilierea stocului — nu cu citirea specificației XML.

6. Ce poate vedea ANAF acum și nu vedea înainte

Partea asta se discută mai puțin decât formatul fișierului, deși e motivul pentru care SAF-T schimbă ceva. Un fișier care conține fiecare document și fiecare partener nu e util doar citit singur — e util comparat.

Concret, aceeași factură apare acum în mai multe locuri care trebuie să spună același lucru:

Până acum, potrivirea se făcea pe totaluri și doar la control. De aici încolo se poate face automat, pe document. O factură pe care furnizorul a declarat-o și tu n-ai înregistrat-o iese la iveală fără ca cineva să caute; la fel și invers.

A doua consecință, mai puțin evidentă: fișierul conține și numele programului care l-a generat. Nu e o formalitate — e felul în care se vede, statistic, care aplicații produc constant fișiere cu probleme. Un furnizor de software care îți spune că „merge, doar că trebuie ajustat manual după” îți transferă ție un risc care e al lui.

Și o a treia, care ține de ce faci tu în fiecare lună: dacă depui D406 pentru o perioadă și apoi corectezi ceva în acea perioadă, fișierul depus și evidența ta nu mai coincid. De aceea perioadele închise trebuie să fie chiar închise — nu „nu se recomandă să modifici”, ci blocate efectiv. Altfel raportezi o stare care se schimbă sub tine după ce ai raportat-o.

7. Ce faci acum, dacă îți vine rândul

În ordinea în care are sens, presupunând că mai ai câteva luni:

1. Află sigur în ce categorie ești și de la ce dată. Contabilul îți spune în cinci minute; nu ghici după cifra de afaceri.
2. Întreabă furnizorul de software dacă generează D406 — și cere să vezi un fișier generat, nu o promisiune. „E în roadmap” nu e un răspuns pe care poți construi.
3. Curăță partenerii. Cod fiscal la toți, prefix de țară la cei intracomunitari, adrese complete. Se poate face în valuri, câte o oră pe săptămână.
4. Standardizează unitățile de măsură pe catalogul de articole.
5. Reconciliază stocul dacă ții marfă. Ăsta e pasul lung — începe cu el dacă ai mai puțin de trei luni.
6. Cere o generare de test pe o lună închisă, cu mult înainte de termen. Prima generare găsește lucruri pe care nicio verificare pe hârtie nu le găsește.

8. Unde stă AiStoc pe subiectul ăsta

Spun direct, ca să nu-ți pierzi timpul: AiStoc nu generează încă fișierul D406. E în lista de după lansare, nu în versiunea de azi. Dacă asta e nevoia ta imediată, ai nevoie de altceva, sau de altceva pe lângă.

Ce are deja, și de-asta merită totuși menționat: datele pe care le cere D406 există în structura corectă. Planul de conturi după reglementarea românească, registrul-jurnal cu note contabile generate din documente, balanța de verificare, partenerii validați la ANAF, articolele cu cod intern, unitate de măsură și cod tarifar, mișcările de stoc cu cantitate și valoare, perioadele sigilate care garantează că trecutul nu se schimbă sub tine.

Partea grea la SAF-T nu e scrierea fișierului XML — aia e muncă de programator, măsurabilă. Partea grea e să ai, în evidență, exact informația pe care fișierul o cere, curată și legată corect. Acolo e diferența între un program care raportează și unul care ține evidența.

Dacă vrei să vezi cum arată AiStoc pe partea de stoc și contabilitate primară, poți încerca fără card. Iar dacă D406 e blocant pentru tine acum, spune-ne — știm unde suntem cu el.