NIR corect: recepția care nu-ți strică prețul de cost

Publicat pe 7 septembrie 2026 · timp de citire: 9 minute

Articolul e despre importuri și achiziții cu cheltuieli anexe — situația în care NIR-ul chiar are ce greși. Dacă iei marfă de la un furnizor din țară, cu transport inclus, jumătate din ce urmează nu te privește; sari direct la verificările de la punctul 6.

1. Ce e NIR-ul și la ce folosește azi

Nota de intrare-recepție e documentul prin care marfa cumpărată intră oficial în gestiune. E locul în care se întâlnesc trei lucruri care de obicei nu coincid: ce ai comandat, ce ți-a facturat furnizorul și ce a ajuns fizic în depozit.

Mulți o tratează ca pe o formalitate — „o fac ca să am hârtia”. Dar NIR-ul e singurul moment din tot fluxul în care se stabilește costul unitar al mărfii. Ce scrii acolo se propagă mai departe în tot ce urmează: valoarea stocului, costul descărcării la vânzare, marja, rezultatul lunii. O recepție greșită nu produce o eroare vizibilă; produce cifre plauzibile și false.

2. Costul de achiziție: ce intră și ce nu

Regula contabilă e clară: în costul de achiziție intră tot ce ai cheltuit ca să aduci marfa în starea și locul în care e gata de vânzare.

Pe hârtie pare simplu. În practică, problema e alta: cheltuielile nu vin odată cu marfa. Factura de la furnizor vine cu marfa; factura de transport vine peste o săptămână; decontul vamal vine de la comisionar peste două; comisionul bancar apare pe extras la sfârșitul lunii. Iar recepția s-a făcut deja.

3. Cum repartizezi cheltuielile pe articole

Ai o factură de transport pentru un container cu 30 de articole diferite. Cât din ea se duce pe fiecare? Trei metode, fiecare cu logica ei:

După valoare

Fiecare articol primește o parte proporțională cu valoarea lui în total. E metoda implicită și e corectă când transportul costă în funcție de valoarea mărfii — asigurare, comision vamal, comision bancar.

După greutate

Proporțional cu kilogramele. Corectă când plătești transportul la kilogram. Diferența față de metoda pe valoare poate fi enormă: într-un transport cu piese metalice ieftine și electronice scumpe, repartizarea pe valoare pune aproape tot transportul pe electronice, deși metalul e cel care a umplut camionul.

După cantitate

Egal pe bucată. Corectă la mărfuri omogene — cutii de aceeași dimensiune, paleți identici.

Concluzia practică: metoda de repartizare nu e o setare tehnică. Alege-o după cum ți se facturează efectiv transportul, și schimbă-o de la un import la altul dacă situația o cere.

4. Automatizarea recepției: ce merge și ce nu

Introdusul manual al unui NIR cu 200 de poziții e muncă de o oră și jumătate, cu greșeli garantate. Există trei căi de a-l face automat, în ordinea siguranței:

Din XML-ul de e-Factura — cel mai sigur

Furnizorul intern îți trimite factura prin sistemul ANAF. XML-ul conține liniile structurat: denumire, cantitate, preț, cotă. Nu e nimic de interpretat, doar de citit. Aici automatizarea e completă și fără risc.

Din dosarul de import — util, dar cu plasă de siguranță

La un import ai un teanc: factura externă, packing list, declarația vamală, factura de transport, decontul comisionarului. Un model de citire a documentelor poate extrage din toate deodată. Merge bine — dar cu o condiție.

Din scanarea unei singure facturi — pentru cazuri izolate

O poză sau un PDF scanat, citit cu OCR. Cel mai puțin sigur, pentru că depinde de calitatea imaginii. Bun pentru un bon sau o factură răzleață; nu pentru un dosar de import.

Un detaliu care contează mai mult decât pare: o linie care nu se potrivește cu niciun articol din catalog trebuie să oprească recepția, nu să creeze un articol nou pe tăcute. Furnizorii scriu același produs în trei feluri în trei ani. Dacă programul creează articole noi automat, ajungi cu catalogul dublat și cu stocul împărțit între trei coduri pentru același lucru. Recepția trebuie să ceară o singură dată: „linia asta ce articol e?” — și să țină minte răspunsul pentru data viitoare.

5. Când marfa nu se potrivește cu factura

În manuale, recepția e simplă: vine marfa cu factura, se numără, se semnează. În depozit, jumătate din livrări au ceva pe lângă. Cele patru situații care se repetă:

A venit mai puțin decât s-a facturat

Recepționezi cât a venit, nu cât scrie pe hârtie. Diferența se consemnează în NIR și se reclamă furnizorului. Greșeala tipică e să treci cantitatea de pe factură „ca să se potrivească documentele”, cu gândul că restul vine săptămâna viitoare. Dacă nu vine, ai în stoc marfă care nu există, iar la inventar apare ca lipsă în gestiune — adică răspunderea trece de la furnizor la gestionar.

A venit mai mult

Mai rar, dar mai neclar. Marfa în plus nu e a ta până nu e facturată. Se ține separat — în custodie — până se lămurește: ori vine factura de diferență, ori se returnează. Ce nu se face: intrată în stoc la un preț inventat, ca să nu stea prin depozit nefăcută.

A venit marfa, factura nu

Situația standard la livrările pe aviz. Marfa trebuie să intre în gestiune — e la tine, o poți vinde — dar costul nu e încă definitiv. Se face recepția pe aviz, la prețul din comandă sau din contract, iar când vine factura se compară și se corectează diferența.

Aici e un detaliu care scapă des: dacă între timp ai vândut din marfa aceea, corecția de preț nu mai poate ajunge la ce s-a vândut. De-aia prețul pus la recepția pe aviz trebuie să fie cel din comandă, nu unul „aproximativ” — comanda e cea mai bună estimare pe care o ai.

Marfa e alta decât cea comandată

Alt cod, altă variantă, alt ambalaj. Nu se recepționează pe articolul comandat „că e cam același lucru”. Două articole diferite care împart un cod produc, în câteva luni, un stoc despre care nimeni nu mai știe ce conține — și un cost mediu care nu descrie nimic real.

6. Cinci verificări la fiecare NIR

Indiferent cum a fost introdus, înainte să-l finalizezi:

1. Totalul NIR-ului = totalul facturii. La leu. O diferență de câțiva bani e rotunjire; una de zeci de lei e o linie lipsă sau un preț greșit.
2. Cantitatea recepționată = cantitatea facturată — sau, dacă nu, ai scris explicit diferența. Marfa lipsă la livrare nu se rezolvă tăcând.
3. Fiecare linie e legată de un articol din catalog, nu de un articol nou creat în graba recepției.
4. Cheltuielile anexe sunt atașate, sau știi că vin și ai un mecanism să le adaugi la costul acestei recepții când sosesc.
5. Costul unitar rezultat e sub prețul de vânzare. Verificarea asta prinde aproape orice greșeală gravă de mai sus, într-o secundă.

7. Trei greșeli care se plătesc târziu

Recepția „pe repede-înainte”, cu corectare ulterioară

Se face NIR-ul ca să intre marfa în stoc și se zice „revin cu costurile”. Nu se mai revine. Iar între timp marfa s-a vândut, deci descărcarea s-a făcut la costul greșit — și aia nu se mai corectează retroactiv fără să reconstruiești toate documentele ulterioare.

Cheltuielile pe un singur articol, „ca să fie undeva”

Transportul întreg pus pe primul articol din listă. Totalul stocului e corect, dar un articol are costul umflat de câteva ori și restul sunt subevaluate. Aceeași boală ca la închiderea de lună: totalul acoperă erorile de pe linii.

Recepția pe altă lună decât cea în care a venit marfa

Marfa a intrat pe 29, NIR-ul s-a făcut pe 3 luna următoare, cu data zilei. Stocul la sfârșit de lună e greșit, iar dacă între timp ai și vândut din ea, ai vânzare din marfă care încă nu intrase — un stoc negativ care apoi trebuie explicat.

Ce ar trebui să facă programul

Recapitulând, un program de gestiune ar trebui să-ți dea patru lucruri pe zona asta:

• să preia liniile automat de unde se poate — cel puțin din e-Factura, ideal și din dosarul de import — dar să recalculeze el aritmetica, nu s-o preia de la un model;
• să repartizeze cheltuielile anexe pe articole, cu metodă aleasă de tine, inclusiv pentru facturi care sosesc după recepție;
• să refuze o linie fără articol asociat, dar să țină minte potrivirea, ca să nu întrebe a doua oară același lucru;
• să te avertizeze când costul rezultat depășește prețul de vânzare, în momentul recepției — nu peste trei luni, la închidere.

AiStoc face toate patru. Nu pentru că sunt cerințe dintr-un caiet de sarcini, ci pentru că fiecare vine dintr-o recepție care a ieșit prost și a trebuit refăcută.